보고서 작성에 대한 잡념

 

이따가 오후에 C사 신입사원 교육이 온라인으로 진행됩니다. 오늘 주제는 보고서예요. ㅎ 어떤 이야기를 할지 이미 PPT로 만들어져 있지만, 강조하고 싶은 내용을 생각하다 보니 글로 적으면서 제 이야기를 정리해봅니다. 

 

01 회사의 방향

때때로 회사는 어려운 시기를 타개하기 위해 '비용절감'을 강하게 추진할 때가 있습니다. 평소에는 약하게. ㅋㅋ 만약 비용절감을 위해 교육예산 등을 삭감하는 것이 이미 정해져 있을 때 내년도 교육 운영을 지시받았다고 가정해 봅시다. 교육은 기업의 펀더멘탈과 연결되는 것으로 절대적으로 중요하다는 생각을 가진 당신. 경쟁사뿐만 아니라 잘 나가는 기업들의 인사담당들의 인터뷰와 흐름을 정리합니다. 교육에 더 투자한다고 하네요. 추가적으로 평소에 관심 있었던 분야의 교육들을 정리하고 우리 회사의 사업과 연결해 봅니다. 그 보고서의 결론을 무엇이었을까요? ㅎㅎ

 

"나대리. 오.. 보고서 두꺼운데.. 흠.. 우리 예산 감축한다고 못 들었어?"

 

02 인지적 구두쇠들

제 경험으로 보면 차라리 공식 보고 자리에서 보고를 받는 사장, 회장급이 더 보고서에 집중해주는 것 같아요. 전화와 많은 보고로 시달리는 상무, 전무급은 일단 집중력이 부족합니다. 그런 사람들을 대상으로 길고 복잡하게 이야기 하면 안돼요. 갑자기 전화받으러 가거나 다른 생각을 하면서 보고는 계속 진행시킵니다. 그리고 이런 이야기를 하죠.

 

"딱 감이 잡히지 않는데"

ㅋㅋㅋ 보고서 때문에 어제 야근한 나대리는 이런 말에 분노하죠. 

"니가 집중 안 했잖아!" 

집중하지 못하는 사람을 붙들어야 된다고 생각하고 작성하세요. 그리고 심플하게.

 

03 회사원의 글쓰기

2번의 상황과 연결이 될수도 있겠군요. 집중하지 못하는 보고서는 훅킹이 안 되는 겁니다. 여러분은 어떤 글을 읽을 때 집중력을 잃으세요. 지루한 정보전달? 자기 잘난 글? ㅋㅋ 학생 때는 자기가 무엇을 했는지 이야기하고 그와 관련된 것들을 논리적으로 서술할 수 있으면 좋은 점수를 받을 수 있었습니다. 

 

회사에서는 약간 달라요. 논리력은 기본이지만, 필요한 것은 얼마나 이게 도움이 되느냐? 돈이 되느냐가 더 중요합니다. 즉, 

 

"너 이거 알고 싶었지? 내가 알려줄게. 그리고 이렇게 하면 돈이 된다?"

 

기본적인 것이지만 우리가 쉽게 잊게 되는 부분이죠. 

그리고 이런 이야기를 합니다.

"논리적으로 완벽하고 깔끔한 디자인인데.. 왜 싫다는거야."

 

04 중간보고

중간보고를 잘 안 하는 것은 직장생활이 악몽으로 가는 지름길입니다. 중간보고를 안하는 상황은 대부분 직상급자와 이미 별로 관계가 좋지 않을 때 자주 발생합니다. 그 인간을 보기도 싫고 말도 걸기 싫어지면 더 중간보고를 안 하게 됩니다. 그리고 이런 이야기를 듣게 됩니다. 

 

"이게 아니라니까.."

그 인간이 더 싫어집니다. ㅠ.ㅠ

직장생활은 관계가 꽤 큰 비중을 차지합니다. 이렇게 어렵게 되면 출근도 싫어지고 악순환에 빠지게 되지요. 일단 좋은 환경을 만드는 것이 중요합니다. 중간보고는 대부분의 상급자들이 좋아하는 툴입니다. 수시로 하고 어떻게 되고 있는지 포커스를 맞춰주세요. 여러분의 커리어도 더욱 또렷해질 것입니다.

 

05 두괄식

제가 아이들과 겨울 휴가에 대해 이야기를 나눈다고 가정해 봅시다. 

 

"이번에 코로나로 사회적 거리두기가 더욱 강화되었어."

(또 못 가는 건가?)

"아빠도 연말이라 일이 진짜 바쁘네."

(우리끼리 뭐해야 하나.. 하아..)

"그래서 아빠도 휴식이 필요해서 한적한 곳의 펜션을 예약했어."

"뭐야. ~ 아빠 최고!!"

 

이런 상황은 집에서나 서프라이즈로 가능합니다. 회사에서 이런 것을 하려고 하면 안 됩니다. 2번에서 이미 인지적으로 굉장히 바쁜 사람들은 이런 레퍼토리 굉장히 질색합니다. 그냥 처음부터 결론을 말하세요.

 

"이렇게 진행되고 있습니다."

 

이렇게요. 괜히 본인을 어필하려고 "어려움이 있는데, 문제가.. "

듣자마자 신경이 곤두서서 여러분의 결론이 좋아도 "나대리 = 해결사? 문제, 어려움을 이야기하는 사람?" 이러한 혼란을 겪을 것입니다. 

 

깔끔하게 결론부터 이야기하세요. 그리고 말하고 싶은 내용을 심플하게 덧붙이세요. 

 

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자 이제 그럼 강의하러 가볼까요. ~ ^^